Блог
Кои процеси във Вашата фирма си струва да се автоматизират първи
Не всяко ръчно действие си струва автоматизация. Най-много се оправдава процесът, който се повтаря всеки ден, минава през едни и същи хора и има ясно правило какво е правилно. Ето как да го познаете и кои процеси да оставите ръчни.
Започнете от повторението, не от технологията
Най-честата грешка е да се започне с въпроса „къде да сложим изкуствен интелект“. По-добрият въпрос е къде хората Ви вършат едно и също действие пак и пак. Автоматизацията печели от повторение: колкото по-често се случва едно действие, толкова по-ясно е какво точно да се поеме и толкова повече труд се освобождава.
Затова започнете с наблюдение, не с избор на програма. Попитайте хората, които вършат работата, какво правят всяка сутрин, всяка седмица и в края на месеца. Тези списъци обикновено сочат същите няколко места, където времето изтича: копиране между програми, сверка на таблици и напомняне по памет.
Пет въпроса за всеки процес
Задайте тези въпроси за всеки процес, който Ви дойде наум. Колкото повече отговори са „да“, толкова по-добър кандидат е процесът.
- Случва ли се всеки ден или всяка седмица?
- Минава ли през едни и същи хора и едни и същи документи?
- Има ли ясно правило какъв е правилният резултат?
- Къде е най-скъпата грешка: в пари, в срок или в доверие на клиент?
- Има ли човек, който познава изключенията и може да ги реши?
Последният въпрос е решаващ. Автоматизацията не премахва изключенията. Тя ги отделя и ги подава на човек. Ако никой във фирмата не знае как се решава едно изключение, първо трябва да се разбере това, а не да се купува програма.
Признаци за добър кандидат
Има няколко ситуации, които се срещат в почти всяка фирма и се поддават добре на автоматизация:
- Едни и същи данни се пишат от писмо в таблица, оттам в програма и накрая във фактура.
- Две таблици, които трябва да съвпадат, се сравняват на очи в края на месеца.
- Кой на кого дължи отговор, се помни по памет и от това нещо пада.
- Одобренията стават по телефона и в чата, а после никой не помни кой какво е позволил.
- Отчетът за ръководителя се събира на ръка от няколко места.
Във всяка от тези ситуации има повторение, ясно правило и човек, който решава изключенията. Именно там автоматизацията обикновено се оправдава първа.
Кои процеси е по-добре да останат ръчни
Не автоматизираме всичко и това не е слабост на метода. Три вида процеси е по-добре да останат ръчни:
- Процеси, които се случват няколко пъти в годината. Усилието да се направи и поддържа автоматизацията е по-голямо от самата работа.
- Решения, които носят риск за човек или за пари без проверка. Там системата може само да подготви, а решава човек.
- Процеси, при които правилата още не са ясни или се менят всеки път. Първо се уточняват правилата, после се автоматизира.
Ако Вашият процес е такъв, ще Ви го кажем още на първата среща. По-добре е да остане ръчен, отколкото да платите за система, която никой не ползва.
Как изглежда първата стъпка
Не започваме с цялата фирма. Описваме заедно как минава един истински ден и избираме едно място, където се преписва най-много. Това място автоматизираме първо, върху копия на Ваши документи, за да видите какво прави системата, преди да я пуснем.
Системата подготвя, а човек одобрява. Всяка стъпка оставя следа: кой е одобрил какво и кога. Към следващия процес минаваме едва когато първият вече се оправдава.
Не обещаваме колко часа ще се освободят, преди да сме измерили една примерна задача при Вас. Затова на сайта ни няма числа: пишем само онова, което можем да покажем.
Свързани страници
Още от блога
Кажете ни какво Ви боли.
Започваме с една среща, на която първо слушаме. Пишете ни или се обадете.
Или се обадете: 0878 940 990